¿Qué es la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional, también
se le conoce con el nombre de comunicación corporativa si se
refiere a una empresa, y también como comunicación institucional si
se trata de una institución pública, se basa en el proceso que consta en
la emisión y recepción los mensajes que se producen dentro de una organización
para llevar a cabo sus actividades.
Cuando
esta ocurre en una empresa puede realizarse de forma interna, tomando en cuenta
que la interacción de los trabajadores en la empresa, y también puede ser
externa que se produce con aquellos que no pertenecen a la organización establecida.
En
la comunicación organizacional los procesos son informativos y
comunicacionales, en estos se produce la retroalimentación denominada
como feedback.
Características de la comunicación organizacional
Entre
las principales características que podemos encontrar en la
comunicación dentro de la organización se encuentran:
· Permite
poder conocer la cultura de la organización y
familiarizarse con ella.
· Permite
elaborar un reconocimiento del ambiente de la organizacional y sus
actividades.
· Fomenta
la relación entre los empleados y trabajadores de la organización.
· Es
el principal medio para la interacción entre sectores.
· Sin
ella, el trabajo en equipo y proceso productivo sería prácticamente imposible.
Tipos de comunicación organizacional
Dentro
de los tipos de comunicación organizacional podemos encontrar dos
clasificaciones diferentes:
· Interna
y externa
· Formal
e informal
Interna
Tiene
como objetivo brindarles la información y la coordinación necesaria a las
personas que forman parte del equipo de trabajo, y así se produzca el feedback
tres cada una de la personas que la integran y que el ambiente que reine allí
contribuya al buen trabajo y armonía del mismo.
Externa
Esta
se basa en que se conozca fuera de la compañía las actividades que se
realizan dentro de la misma y obtener información de otras compañías para
de esta manera fortalecer la estructura de la empresa. Por ejemplo, la
comunicación con los proveedores.
Formal
Teniendo
en cuenta la jerarquía de la organización, la comunicación puede ser formal que
es aquella que siga los niveles jerárquicos y estructura pre-establecida. Por
ejemplo, una reunión de trabajo.
Esta,
generalmente, se da a través de los canales oficiales de la organización que
dispone para la comunicación.
Informal
También
se encuentra la informal, que es aquella que surge de forma espontánea entre
los empleados y trabajadores de la organización y no responde a ninguna
jerarquía establecida. Por ejemplo, una conversación de trabajo durante
un almuerzo.
Flujos de la comunicación organizacional
Para
mejorar el diálogo interno, es necesario observar los flujos de comunicación
entre sectores de la empresa y el contenido de esa información. Gracias a
los flujos, se puede conocer por dónde pasan los datos de la empresa y hacia
dónde van. Las empresas generan diariamente un gran volumen de información
que desempeña un papel importante en las organizaciones cuando son conocidas por
todos. Por otro lado, esto también genera muchos desafíos para una
comunicación más fluida.
Tipos
de flujo de la comunicación organizacional
- Flujo de
comunicación ascendente: es cuando la información
parte de los trabajadores hacia el líder. Este flujo corresponde al
proceso de retroalimentación, es decir, la opinión sobre el modelo de
gestión, las acciones administrativas y los planes organizativos. En
organizaciones más tradicionales, esta comunicación es más difícil de
suceder debido a su estructura bastante jerarquizada. Las principales
funciones de ese flujo de comunicación son: proporcionar a los directivos
la retroalimentación necesaria sobre los asuntos y problemas actuales de
la organización así como la solución de
conflictos; ser fuente primaria de retorno informativo
para la dirección; aliviar tensiones al permitir que los empleados de
nivel inferior compartan información relevante con sus superiores;
estimular la participación y el compromiso de todos.
- Flujo de
comunicación descendente: también llamado
flujo de comunicación vertical u oficial. En este tipo de flujo, se
transmiten normas, procedimientos, atribuciones, instrucciones,
estrategias, objetivos y metas, prácticas organizacionales, noticias
institucionales, entre otros. Su objetivo es proporcionar a los miembros
información sobre con trabajos realizados, facilitar un resumen del
trabajo y orientar a los funcionarios a reconocer los objetivos de la
organización. Aquí también entran las acciones de comunicación interna o
de recursos humanos para lograr la alineación estratégica, cultural y
también para aumentar la productividad.
- Flujo de
comunicación horizontal: este sucede entre
personas del mismo nivel jerárquico. Ayuda en la comprensión entre pares y
hace posible que el equipo una esfuerzos. Además, satisface necesidades
como inclusión, control y afecto. Las principales funciones de este flujo
de comunicación son: facilitar la coordinación de tareas permitiendo a los
miembros establecer relaciones interpersonales efectivas; proporcionar a
un empleado un medio para compartir información relevante de la
empresa. Este tipo de flujo de información es común en empresas que
buscan ser cada vez más colaborativas e innovadoras. Este permite que
todos los colaboradores tengan voz, participen en debates y participen en
la toma de decisiones. Generalmente, este tipo de organización opta por
canales que proporcionan la colaboración, como redes sociales
corporativas. Este flujo también ayuda a integrar y mejorar el clima entre
los colaboradores y compartir conocimiento e inteligencia en la empresa.
- Flujo de
comunicación transversal: el flujo atraviesa
todas las instancias y flujos (ascendentes, descendentes y horizontales)
de la empresa, sin la distinción de niveles jerárquicos. Generalmente se
encuentra en organizaciones más modernas, descentralizadas y flexibles,
con una gestión más participativa e integrada. Este tipo de flujo crea el
ambiente necesario para que los empleados puedan participar en diferentes
áreas y lograr un mayor nivel de interacción.
- Flujo de
comunicación circular u oblicua: este
flujo de comunicación está más presente en las organizaciones de menor
tamaño y es extremadamente informal, circula indistintamente entre todos
los niveles. La comunicación organizacional es uno de los procesos más
importantes en el día a día de las empresas. Los flujos apoyan a todas las
estrategias, actividades, acciones y decisiones tomadas por las empresas.
De este modo, se logra la transmisión de información o mensajes para que
haya entendimiento, esta información debe ser clara y directa.
Importancia de la comunicación organizacional
La
comunicación organizacional es muy importante ya que gracias a ella se
puede determinar si se tendrá éxito o se fracasará en las actividades que
realice una empresa en específico, para esto se debe tomar en cuenta que debido
a que cada persona tiene diferentes formas de ser y sentir no resulta un
trabajo fácil realizar la comunicación organizacional en una empresa, así que
se debe realizar de manera conjunta y efectiva.
La
comunicación organizacional es fundamental para las empresas, es por ello que
se deben centrar en que se lleve a cabo de la manera correcta cumpliendo cada
uno de sus objetivos y metas.
Barreras de la comunicación organizacional
Cuando se habla
de barreras comunicativas, generalmente se refiere a obstáculos que
impiden o reducen la efectividad de la comunicación. En el caso de la
comunicación organizacional, estos impedimentos tienen que ver con dinámicas propias del flujo
informativo de la organización, tales como:
- Falta de o pobreza de
planificación. La deficiente
previsión de los mecanismos de comunicación, que deja todo al libre
albedrío de los individuos sin que exista un protocolo oficial
o formal. También puede tener que ver con una mala jerarquización, en la
que la comunicación puede entregarse a unos u a otros dependiendo del
criterio del individuo.
- Deficiencias en la selección o
formación del personal. Las personas que
hacen vida en la organización deben cumplir ciertos requerimientos mínimos
en materia organizacional y también comunicativa y, en caso de no hacerlo,
deberán recibir adiestramiento o calificación, en forma de cursos de
escritura, orientación comunicacional, cursos de idiomas, etc.
- Pérdida de información por
retención limitada. Esto ocurre a menudo
en las organizaciones en las que la información debe viajar de un
departamento a otro y a otro hasta alcanzar luego su destino, perdiendo
precisión y detalles necesarios en el camino.
- Barreras internacionales. Diferencias significativas en lo idiomático, la metodología de trabajo, la concepción cultural del trabajo y otros factores que puedan entorpecer la recepción de la información y requieren de un mínimo de adaptación del mensaje.
Estrategias de la comunicación organizacional
Algunas
estrategias para mejorar la comunicación organizacional son:
- Auditar la comunicación. Cada cierto tiempo es conveniente realizar una auditoría para
evaluar el desempeño comunicativo de la organización y realizar los diagnósticos pertinentes
que conduzcan a medidas de mejoramiento. Esto puede hacerse mediante una
contratación outsourcing o
tercerizada, o bien puede dedicarse algún tiempo del departamento de
comunicaciones.
- Reforzar la comunicación
informal. Si bien una organización tiene sus
canales regulares de comunicación, también es cierto que somos seres humanos y
nos gusta lidiar con los demás a partir del entendido de que tenemos cosas
en común. Actividades lúdicas y trabajos en equipo en los que la gente
pueda conocerse y aprender a comunicarse en persona, servirán de base para
la comunicación «de trabajo” posterior.
- Limitar el tiempo perdido. Las organizaciones suelen ser propensas a las reuniones
largas y extensas en las que se pierde el tiempo y la comunicación se
estanca. Este tipo de actividades deben mantenerse al mínimo, propiciando
en su lugar dinámicas de comunicación más fluida, más inmediata y más
acorde a los tiempos. Algunas empresas, incluso, replican esquemas
tecnológicos extraídos de Facebook y otras redes sociales.
- Invertir en la proyección
externa. La organización puede manejarse
con esquemas internos
de comunicación particulares, pero de cara al público o a sus clientes
debe poder brindar información de manera expedita, responsable y puntual,
por lo que es clave manejar un criterio unificado de comunicación externa.
Ejemplos de comunicación organizacional
Algunos
ejemplos de comunicación organizacional son:
· Comunicación
formal: Reuniones, juntas, entrevistas, cuyo contenido está referido a
aspectos laborales.
· Comunicación
descendente: Llamadas telefónicas, instrucciones directas y mensajes.
· Comunicación
ascendente: Encuestas, reuniones y formularios de conferencia.
· Comunicación
horizontal: Reuniones informales del equipo deportivo de la empresa,
reuniones del consejo y el comité, las horas de comida de los empleados y
sesiones formales.
1. * EnciclopediaEconomica: https://enciclopediaeconomica.com/comunicacion-organizacional/
1. RunaHr:
https://runahr.com/recursos/hr-management/como-son-los-flujos-y-cuales-son-los-tipos-de-la-comunicacion-organizacional/
