¿Qué es la comunicación organizacional?

La comunicación organizacional, también se le conoce con el nombre de comunicación corporativa si se refiere a una empresa, y también como comunicación institucional si se trata de una institución pública, se basa en el proceso que consta en la emisión y recepción los mensajes que se producen dentro de una organización para llevar a cabo sus actividades.

Cuando esta ocurre en una empresa puede realizarse de forma interna, tomando en cuenta que la interacción de los trabajadores en la empresa, y también puede ser externa que se produce con aquellos que no pertenecen a la organización establecida.

En la comunicación organizacional los procesos son informativos y comunicacionales, en estos se produce la retroalimentación denominada como feedback.

Características de la comunicación organizacional

Entre las principales características que podemos encontrar en la comunicación dentro de la organización se encuentran:

·     Permite poder conocer la cultura de la organización y familiarizarse con ella.

·     Permite elaborar un reconocimiento del ambiente de la organizacional y sus actividades.

·     Fomenta la relación entre los empleados y trabajadores de la organización.

·     Es el principal medio para la interacción entre sectores.

·     Sin ella, el trabajo en equipo y proceso productivo sería prácticamente imposible.

Tipos de comunicación organizacional

Dentro de los tipos de comunicación organizacional podemos encontrar dos clasificaciones diferentes:

·     Interna y externa

·     Formal e informal

Interna

Tiene como objetivo brindarles la información y la coordinación necesaria a las personas que forman parte del equipo de trabajo, y así se produzca el feedback tres cada una de la personas que la integran y que el ambiente que reine allí contribuya al buen trabajo y armonía del mismo.

Externa

Esta se basa en que se conozca fuera de la compañía las actividades que se realizan dentro de la misma y obtener información de otras compañías para de esta manera fortalecer la estructura de la empresa. Por ejemplo, la comunicación con los proveedores.

Formal

Teniendo en cuenta la jerarquía de la organización, la comunicación puede ser formal que es aquella que siga los niveles jerárquicos y estructura pre-establecida. Por ejemplo, una reunión de trabajo.

Esta, generalmente, se da a través de los canales oficiales de la organización que dispone para la comunicación.

Informal

También se encuentra la informal, que es aquella que surge de forma espontánea entre los empleados y trabajadores de la organización y no responde a ninguna jerarquía establecida. Por ejemplo, una conversación de trabajo durante un almuerzo.

Flujos de la comunicación organizacional

Para mejorar el diálogo interno, es necesario observar los flujos de comunicación entre sectores de la empresa y el contenido de esa información. Gracias a los flujos, se puede conocer por dónde pasan los datos de la empresa y hacia dónde van. Las empresas generan diariamente un gran volumen de información que desempeña un papel importante en las organizaciones cuando son conocidas por todos. Por otro lado, esto también genera muchos desafíos para una comunicación más fluida.

Tipos de flujo de la comunicación organizacional

• Flujo de comunicación ascendente: es cuando la información parte de los trabajadores hacia el líder. Este flujo corresponde al proceso de retroalimentación, es decir, la opinión sobre el modelo de gestión, las acciones administrativas y los planes organizativos. En organizaciones más tradicionales, esta comunicación es más difícil de suceder debido a su estructura bastante jerarquizada. Las principales funciones de ese flujo de comunicación son: proporcionar a los directivos la retroalimentación necesaria sobre los asuntos y problemas actuales de la organización así como la solución de conflictos; ser fuente primaria de retorno informativo para la dirección; aliviar tensiones al permitir que los empleados de nivel inferior compartan información relevante con sus superiores; estimular la participación y el compromiso de todos.
• Flujo de comunicación descendente: también llamado flujo de comunicación vertical u oficial. En este tipo de flujo, se transmiten normas, procedimientos, atribuciones, instrucciones, estrategias, objetivos y metas, prácticas organizacionales, noticias institucionales, entre otros. Su objetivo es proporcionar a los miembros información sobre con trabajos realizados, facilitar un resumen del trabajo y orientar a los funcionarios a reconocer los objetivos de la organización. Aquí también entran las acciones de comunicación interna o de recursos humanos para lograr la alineación estratégica, cultural y también para aumentar la productividad.
• Flujo de comunicación horizontal: este sucede entre personas del mismo nivel jerárquico. Ayuda en la comprensión entre pares y hace posible que el equipo una esfuerzos. Además, satisface necesidades como inclusión, control y afecto. Las principales funciones de este flujo de comunicación son: facilitar la coordinación de tareas permitiendo a los miembros establecer relaciones interpersonales efectivas; proporcionar a un empleado un medio para compartir información relevante de la empresa. Este tipo de flujo de información es común en empresas que buscan ser cada vez más colaborativas e innovadoras. Este permite que todos los colaboradores tengan voz, participen en debates y participen en la toma de decisiones. Generalmente, este tipo de organización opta por canales que proporcionan la colaboración, como redes sociales corporativas. Este flujo también ayuda a integrar y mejorar el clima entre los colaboradores y compartir conocimiento e inteligencia en la empresa.
• Flujo de comunicación transversal: el flujo atraviesa todas las instancias y flujos (ascendentes, descendentes y horizontales) de la empresa, sin la distinción de niveles jerárquicos. Generalmente se encuentra en organizaciones más modernas, descentralizadas y flexibles, con una gestión más participativa e integrada. Este tipo de flujo crea el ambiente necesario para que los empleados puedan participar en diferentes áreas y lograr un mayor nivel de interacción.
• Flujo de comunicación circular u oblicua: este flujo de comunicación está más presente en las organizaciones de menor tamaño y es extremadamente informal, circula indistintamente entre todos los niveles. La comunicación organizacional es uno de los procesos más importantes en el día a día de las empresas. Los flujos apoyan a todas las estrategias, actividades, acciones y decisiones tomadas por las empresas. De este modo, se logra la transmisión de información o mensajes para que haya entendimiento, esta información debe ser clara y directa.
  
  

Importancia de la comunicación organizacional

La comunicación organizacional es muy importante ya que gracias a ella se puede determinar si se tendrá éxito o se fracasará en las actividades que realice una empresa en específico, para esto se debe tomar en cuenta que debido a que cada persona tiene diferentes formas de ser y sentir no resulta un trabajo fácil realizar la comunicación organizacional en una empresa, así que se debe realizar de manera conjunta y efectiva.

La comunicación organizacional es fundamental para las empresas, es por ello que se deben centrar en que se lleve a cabo de la manera correcta cumpliendo cada uno de sus objetivos y metas.

Barreras de la comunicación organizacional

Cuando se habla de barreras comunicativas, generalmente se refiere a obstáculos que impiden o reducen la efectividad de la comunicación. En el caso de la comunicación organizacional, estos impedimentos tienen que ver con dinámicas propias del flujo informativo de la organización, tales como:

• Falta de o pobreza de planificación. La deficiente previsión de los mecanismos de comunicación, que deja todo al libre albedrío de los individuos sin que exista un protocolo oficial o formal. También puede tener que ver con una mala jerarquización, en la que la comunicación puede entregarse a unos u a otros dependiendo del criterio del individuo.
• Deficiencias en la selección o formación del personal. Las personas que hacen vida en la organización deben cumplir ciertos requerimientos mínimos en materia organizacional y también comunicativa y, en caso de no hacerlo, deberán recibir adiestramiento o calificación, en forma de cursos de escritura, orientación comunicacional, cursos de idiomas, etc.
• Pérdida de información por retención limitada. Esto ocurre a menudo en las organizaciones en las que la información debe viajar de un departamento a otro y a otro hasta alcanzar luego su destino, perdiendo precisión y detalles necesarios en el camino.
• Barreras internacionales. Diferencias significativas en lo idiomático, la metodología de trabajo, la concepción cultural del trabajo y otros factores que puedan entorpecer la recepción de la información y requieren de un mínimo de adaptación del mensaje. 

Estrategias de la comunicación organizacional

Algunas estrategias para mejorar la comunicación organizacional son:

• Auditar la comunicación. Cada cierto tiempo es conveniente realizar una auditoría para evaluar el desempeño comunicativo de la organización y realizar los diagnósticos pertinentes que conduzcan a medidas de mejoramiento. Esto puede hacerse mediante una contratación outsourcing o tercerizada, o bien puede dedicarse algún tiempo del departamento de comunicaciones.
• Reforzar la comunicación informal. Si bien una organización tiene sus canales regulares de comunicación, también es cierto que somos seres humanos y nos gusta lidiar con los demás a partir del entendido de que tenemos cosas en común. Actividades lúdicas y trabajos en equipo en los que la gente pueda conocerse y aprender a comunicarse en persona, servirán de base para la comunicación «de trabajo” posterior.
• Limitar el tiempo perdido. Las organizaciones suelen ser propensas a las reuniones largas y extensas en las que se pierde el tiempo y la comunicación se estanca. Este tipo de actividades deben mantenerse al mínimo, propiciando en su lugar dinámicas de comunicación más fluida, más inmediata y más acorde a los tiempos. Algunas empresas, incluso, replican esquemas tecnológicos extraídos de Facebook y otras redes sociales.
• Invertir en la proyección externa. La organización puede manejarse con esquemas internos de comunicación particulares, pero de cara al público o a sus clientes debe poder brindar información de manera expedita, responsable y puntual, por lo que es clave manejar un criterio unificado de comunicación externa.

Ejemplos de comunicación organizacional

Algunos ejemplos de comunicación organizacional son:

·     Comunicación formal: Reuniones, juntas, entrevistas, cuyo contenido está referido a aspectos laborales.

·     Comunicación descendente: Llamadas telefónicas, instrucciones directas y mensajes.

·     Comunicación ascendente: Encuestas, reuniones y formularios de conferencia.

·     Comunicación horizontal: Reuniones informales del equipo deportivo de la empresa, reuniones del consejo y el comité, las horas de comida de los empleados y sesiones formales.

1.  * EnciclopediaEconomica: https://enciclopediaeconomica.com/comunicacion-organizacional/ 

1.  RunaHr: https://runahr.com/recursos/hr-management/como-son-los-flujos-y-cuales-son-los-tipos-de-la-comunicacion-organizacional/

1.  Concepto.de: https://concepto.de/comunicacion-organizacional/